Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Absatz 3 DS-GVO

BRbase ist ein Service, den die clarait GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) zur Verfügung stellt und der sich an den „Auftraggeber“ richtet.

Auftragnehmer und Auftraggeber werden nachfolgend einzeln auch als „Partei“ und gemeinsam als „Parteien“ bezeichnet.

clarait GmbH
Peterssteinweg 14 | 04107 Leipzig
Geschäftsführer: Johannes Bellmann, Miriam Amin,
Thilo Haase
Sitz der Gesellschaft: Leipzig
Amtsgericht Leipzig, HRB 41564
USt-Id: DE360830939
Kontakt: datenschutz@brbase.de

Präambel

Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer mit den in § 2 dieses Auftragsverarbeitungsvertrags (nachfolgend „Vertrag“) genannten Leistungen. Teil der Vertragsdurchführung ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Insbesondere Art. 28 DS-GVO stellt bestimmte Anforderungen an eine solche Auftragsverarbeitung. Zur Wahrung dieser Anforderungen schließen die Parteien die nachfolgende Vereinbarung, deren Erfüllung nicht gesondert vergütet wird, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart ist.
Auftraggeber ist das zuständige Unternehmen, in dem der Betriebsrat gebildet ist, dessen (Ersatz-)Mitglieder sowie ggf. Assistenzen und Referenten BRbase nutzen/nutzen werden. Auftraggeber im Sinne dieses Vertrags ist die gleiche Person, die gemäß den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Zurverfügungstellung der Software BRbase als Software-as-a-Service (nachfolgend „Hauptvertrag“) als Auftraggeber anzusehen ist.

§ 1 Begriffsbestimmungen

In diesem Vertrag verwendete Begriffe, die in Art. 4, 9 und 10 DS-GVO definiert werden, sind im Sinne dieser gesetzlichen Definition zu verstehen.

§ 2 Vertragsgegenstand

Der Auftragnehmer erbringt für den Auftraggeber Leistungen im Bereich Bereitstellung der Software BRbase zur Nutzung über das Internet auf Grundlage des Hauptvertrags.
Dabei erhält der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten und verarbeitet diese ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Auftraggebers, sofern der Auftragnehmer nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten, dem er unterliegt, zu einer anderen Verarbeitung verpflichtet ist. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer ergeben sich aus dem Hauptvertrag sowie aus der Anlage 1 zu diesem Vertrag. Dem Auftraggeber obliegt die alleinige Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Absatz 1 DS-GVO.
Zur Konkretisierung der beiderseitigen datenschutzrechtlichen Rechte und Pflichten schließen die Parteien die vorliegende Vereinbarung. Die Regelungen der vorliegenden Vereinbarung gehen im Zweifel den Regelungen des Hauptvertrags vor.
Die Bestimmungen dieses Vertrags finden Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei der der Auftragnehmer und seine Beschäftigten oder durch den Auftragnehmer Beauftragte mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, die vom Auftraggeber stammen oder für den Auftraggeber erhoben wurden oder auf sonstige Weise in dessen Auftrag verarbeitet werden.
Die Laufzeit dieses Vertrags richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags, sofern sich aus den nachfolgenden Bestimmungen nicht darüber hinausgehende Verpflichtungen oder Kündigungsrechte ergeben.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der europäischen Union oder einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den europäischen Vertragsraum (Beschluss 94/1/EG) statt. Jede Verlagerung von Teilleistungen oder der gesamten Dienstleistung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers in Schriftform oder dokumentiertem elektronischen Format und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

§ 3 Art der verarbeiteten Daten, Kreis der betroffenen Personen

Im Rahmen der Durchführung des Hauptvertrags erhält der Auftragnehmer Zugriff auf die in Anlage 1 zu diesem Vertrag näher spezifizierten personenbezogenen Daten des ebenfalls in Anlage 1 näher spezifizierten Kreises der betroffenen Personen. Diese Daten umfassen die in Anlage 1 aufgeführten und als solche gekennzeichneten besonderen Kategorien personenbezogener Daten.

§ 4 Weisungsrecht

Der Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Hauptvertrags und gemäß den Weisungen des Auftraggebers erheben, nutzen oder auf sonstige Weise verarbeiten; dies gilt insbesondere in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Wird der Auftragnehmer durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem er unterliegt, zu weiteren Verarbeitungen verpflichtet, teilt er dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit.
Die Weisungen des Auftraggebers werden anfänglich durch diesen Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in dokumentiertem elektronischen Format durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Der Auftraggeber ist jederzeit zur Erteilung entsprechender Weisungen berechtigt. Dies umfasst Weisungen in Hinblick auf die Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten. Die „weisungsberechtigten Personen“ hat der Auftraggeber vor oder unmittelbar mit Vertragsschluss in Textform unter Angabe von Namen und Kontaktdaten dem Auftragnehmer mitzuteilen. Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der benannten Personen ist dem Vertragspartner unverzüglich der Nachfolger bzw. Vertreter in Textform zu benennen. Erfolgt keine Mitteilung von Personen durch den Auftraggeber, so gelten als weisungsberechtigte Personen die organschaftlichen Vertreter des Auftraggebers.
Weisungsempfänger beim Auftragnehmer sind Herr Thilo Haase, vertretungsweise Herr Johannes Bellmann. Für die Weisung zu nutzende Kommunikationskanäle sind E-Mail (datenschutz@brbase.de) oder Postweg (clarait GmbH, Peterssteinweg 14, 04107 Leipzig).
Alle erteilten Weisungen sind sowohl vom Auftraggeber als auch vom Auftragnehmer zu dokumentieren und für die Dauer ihrer Geltung sowie anschließend für drei (3) weitere volle Kalenderjahre aufzubewahren. Weisungen, die über die hauptvertraglich vereinbarte Leistung hinausgehen, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
Ist der Auftragnehmer der Ansicht, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, hat er den Auftraggeber unverzüglich darauf hinzuweisen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung so lange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Der Auftragnehmer darf die Durchführung einer offensichtlich rechtswidrigen Weisung ablehnen.

§ 5 Schutzmaßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz zu beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weiterzugeben oder deren Zugriff auszusetzen. Unterlagen und Daten sind gegen die Kenntnisnahme durch Unbefugte unter Berücksichtigung des Stands der Technik zu sichern.
Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird, und gewährleistet, dass er alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers gemäß Art. 32 DS-GVO, insbesondere mindestens die in Anlage 2 zu diesem Vertrag aufgeführten Maßnahmen getroffen hat.
Beim Auftragnehmer ist als Ansprechpartner für den Datenschutz Herr Thilo Haase, vertretungsweise Herr Johannes Bellmann, bestimmt (Kontakt: datenschutz@brbase.de).
Den bei der Datenverarbeitung durch den Auftragnehmer beschäftigten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu nutzen oder auf sonstige Weise zu verarbeiten. Der Auftragnehmer wird alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und der Erfüllung dieses Vertrags betraut werden („Beschäftigte“), entsprechend verpflichten (Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Art. 28 Absatz 3 lit. b DS-GVO) und über die sich aus diesem Vertrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehren sowie mit der gebotenen Sorgfalt die Einhaltung der vorgenannten Verpflichtung sicherstellen. Dem Auftraggeber sind die Verpflichtungen auf Verlangen in geeigneter Weise nachzuweisen.

§ 6 Informationspflichten des Auftragnehmers

Bei Störungen, Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Verletzungen vertraglicher Verpflichtungen des Auftragnehmers, Verdacht auf sicherheitsrelevante Vorfälle oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer, bei ihm im Rahmen des Auftrags beschäftigten Personen oder durch Dritte wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich in Schriftform oder dokumentiertem elektronischen Format informieren. Dasselbe gilt für Prüfungen des Auftragnehmers durch die Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die Meldung über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten enthält, soweit möglich, folgende Informationen:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

b) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung und

c) eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.
Der Auftragnehmer trifft unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Person(en), informiert hierüber den Auftraggeber und ersucht diesen um weitere Weisungen.
Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit dessen Daten von einer Verletzung gemäß vorstehendem Absatz 1 betroffen sind.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber erforderlichenfalls bei der Erfüllung der Pflichten des Auftraggebers nach Art. 33 und 34 DS-GVO in angemessener Weise (Art. 28 Absatz 3 S. 2 lit. f DS-GVO). Meldungen für den Auftraggeber nach Art. 33 oder 34 DS-GVO darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Weisung seitens des Auftraggebers gemäß § 4 dieses Vertrags durchführen.
Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren, sofern ihm dies nicht durch gerichtliche oder behördliche Anordnung untersagt ist. Der Auftragnehmer wird in diesem Zusammenhang alle zuständigen Stellen unverzüglich darüber informieren, dass die Entscheidungshoheit über die Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlichem“ im Sinne der DS-GVO liegen.
Über wesentliche Änderungen der Sicherheitsmaßnahmen gemäß § 5 Absatz 2 dieses Vertrags hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu unterrichten.
Ein Wechsel in der Person des Ansprechpartners für den Datenschutz ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
Der Auftragnehmer und gegebenenfalls sein Vertreter führen ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Auftraggebers durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung, das alle Angaben gemäß Art. 30 Absatz 2 DS-GVO enthält. Das Verzeichnis ist dem Auftraggeber auf Anforderung zur Verfügung zu stellen.
An der Erstellung des Verfahrensverzeichnisses durch den Auftraggeber sowie bei der Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DS-GVO und ggf. bei der vorherigen Konsultation der Aufsichtsbehörden gemäß Art. 36 DS-GVO hat der Auftragnehmer im angemessenen Umfang mitzuwirken. Er hat dem Auftraggeber die jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

§ 7 Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber überzeugt sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von den technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers. Hierfür kann er z. B. Auskünfte des Auftragnehmers einholen, sich vorhandene Testate von Sachverständigen vorlegen lassen oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers nach rechtzeitiger Abstimmung zu den üblichen Geschäftszeiten selbst persönlich prüfen bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer steht. Der Auftraggeber wird Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchführen und die Betriebsabläufe des Auftragnehmers dabei nicht unverhältnismäßig stören.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf dessen mündliche, schriftliche oder elektronische Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist alle Auskünfte und Nachweise zur Verfügung zu stellen, die zur Durchführung einer Kontrolle der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers erforderlich sind.
Der Auftraggeber dokumentiert das Kontrollergebnis und teilt es dem Auftragnehmer mit. Bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten, die der Auftraggeber insbesondere bei der Prüfung von Auftragsergebnissen feststellt, hat er den Auftragnehmer unverzüglich zu informieren. Werden bei der Kontrolle Sachverhalte festgestellt, deren zukünftige Vermeidung Änderungen des angeordneten Verfahrensablaufs erfordern, teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer die notwendigen Verfahrensänderungen unverzüglich mit.
Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Verpflichtung der Mitarbeiter gemäß § 5 Absatz 4 dieses Vertrags auf Verlangen nach.
Der Auftraggeber vergütet dem Auftragnehmer den Aufwand, der ihm im Rahmen einer Kontrolle entsteht, soweit die Kontrolle über den erforderlichen Umfang hinausgeht und die Betriebsabläufe des Auftragnehmers unverhältnismäßig stört. Führt der Auftraggeber, auch und gerade anlasslos, eine Kontrolle pro Kalenderjahr durch, so ist diese grundsätzlich erforderlich und stört die Betriebsabläufe des Auftragnehmers nicht unverhältnismäßig. Für Kontrollen vor Abschluss des Hauptvertrags kann der Auftragnehmer keine Vergütung verlangen.

§ 8 Einsatz von Subunternehmern

Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die in Anlage 3 zu diesem Vertrag beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung der in Anlage 3 genannten Subunternehmer durchgeführt. Der Auftragnehmer ist im Rahmen seiner vertraglichen Verpflichtungen zur Begründung von weiteren Unterauftragsverhältnissen mit Subunternehmern („Subunternehmerverhältnis“) befugt. Er setzt den Auftraggeber hiervon vier (4) Wochen vor der geplanten Einschaltung des weiteren Subunternehmers im Rahmen dieses Vertrags schriftlich oder in dokumentiertem elektronischen Format in Kenntnis. Adressat vorgenannter Mitteilung ist eine der vom Auftraggeber gemäß § 4 Absatz 2 dieses Vertrags bezeichneten weisungsberechtigten Personen. Der Auftraggeber ist berechtigt, der Einschaltung des weiteren Subunternehmers innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zugang dieser Information gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in dokumentiertem elektronischen Format zu widersprechen. Der Auftragnehmer hat das Recht, das Vertragsverhältnis aus diesem Vertrag sowie das Vertragsverhältnis aus dem Hauptvertrag innerhalb einer Frist von zwei Monaten nach Zugang des Widerspruchs schriftlich oder in dokumentiertem elektronischen Format zu kündigen.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Subunternehmer sorgfältig nach deren Eignung und Zuverlässigkeit auszuwählen. Der Auftragnehmer hat bei der Einschaltung von Subunternehmern diese entsprechend den Regelungen dieser Vereinbarung zu verpflichten und dabei sicherzustellen, dass der Auftraggeber seine Rechte aus dieser Vereinbarung (insbesondere seine Prüf- und Kontrollrechte) wahrnehmen kann. Sofern eine Einbeziehung von Subunternehmern in einem Drittland erfolgen soll, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass beim jeweiligen Subunternehmer ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (z. B. durch Abschluss einer Vereinbarung auf Basis der EU-Standarddatenschutzklauseln). Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf Verlangen den Abschluss der vorgenannten Vereinbarungen mit seinen Subunternehmern nachweisen.
Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z. B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt und Bewachungsdienste. Wartungs- und Prüfleistungen stellen Subunternehmerverhältnisse dar, soweit diese für IT-Systeme erbracht werden, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden.

§ 9 Anfragen und Rechte betroffener Personen

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung von dessen Pflichten nach Art. 12-22 sowie 32 und 36 DS-GVO.
Macht eine betroffene Person Rechte, etwa auf Auskunftserteilung, Berichtigung oder Löschung hinsichtlich seiner Daten, unmittelbar gegenüber dem Auftragnehmer geltend, so reagiert dieser nicht selbstständig, sondern verweist die betroffene Person unverzüglich an den Auftraggeber und wartet dessen Weisungen ab.

§ 10 Haftung

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffenen Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung. Der Auftragnehmer stimmt eine etwaige Erfüllung von Haftungsansprüchen mit dem Auftraggeber ab.
Die Parteien stellen sich jeweils von Forderungen, behördlichen Maßnahmen und Sanktionen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten frei, wenn und soweit eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, der zum Rechtsverstoß geführt hat oder durch den der Schaden bei einer betroffenen Person eingetreten ist, verantwortlich ist. Dies schließt den Ersatz angemessener Kosten der Rechtsverteidigung ein. Im Übrigen gilt Art. 82 Absatz 5 DS-GVO.
Sofern vorstehend nicht anders geregelt ist, entspricht die Haftung im Rahmen dieses Vertrags der des Hauptvertrags.

§ 11 Außerordentliches Kündigungsrecht

Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DS-GVO oder sonstige anwendbare Datenschutzvorschriften vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer sich den Kontrollrechten des Auftraggebers auf vertragswidrige Weise widersetzt. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DS-GVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

§ 12 Beendigung des Hauptvertrags

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber nach Beendigung des Hauptvertrags oder jederzeit auf dessen Anforderung alle ihm überlassenen Unterlagen, Daten und Datenträger zurückgeben oder diese – auf Wunsch des Auftraggebers, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht – löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen beim Auftragnehmer. Der Auftragnehmer hat den dokumentierten Nachweis der ordnungsgemäßen Löschung noch vorhandener Daten zu führen.
Der Auftraggeber hat das Recht, die vollständige und vertragsgerechte Rückgabe bzw. Löschung der Daten beim Auftragnehmer in geeigneter Weise zu kontrollieren bzw. durch einen sachkundigen Dritten prüfen lassen, sofern dieser nicht in einem Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer steht.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auch über das Ende des Hauptvertrags hinaus die ihm im Zusammenhang mit dem Hauptvertrag bekannt gewordenen Daten vertraulich zu behandeln. Die vorliegende Vereinbarung bleibt über das Ende des Hauptvertrags hinaus so lange gültig, wie der Auftragnehmer über personenbezogene Daten verfügt, die ihm vom Auftraggeber zugeleitet wurden oder die er für diesen erhoben hat.

§ 13 Schlussbestimmungen

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer im Sinne von § 273 BGB hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen ist.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform oder eines dokumentierten elektronischen Formats. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Der Vorrang individueller Vertragsabreden bleibt hiervon unberührt.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise nicht rechtswirksam oder nicht durchführbar sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der jeweils übrigen Bestimmungen nicht berührt.
Diese Vereinbarung unterliegt deutschem Recht. Ausschließlicher Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten der Parteien aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Leipzig.

Anlagen zu diesem Auftragsverarbeitungsvertrag

Anlage 1 – Beschreibung der betroffenen Personengruppen sowie der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Anlage 3 – Subunternehmer

Anlage 1 - Beschreibung der betroffenen Personengruppen sowie der verarbeiteten personenbezogenen Daten

Die betroffenen Personengruppen und die verarbeiteten personenbezogenen Daten sind die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten.

Alle Daten sind bei Speicherung (AES) und Übertragung (TLS) vollständig verschlüsselt.

Nr.	Betroffene Personengruppe	Verarbeitete personenbezogene Daten	Ggf. besondere Kategorie personenbezogener Daten
1.	Mitglieder und Ersatzmitglieder des (Gesamt-/Konzern-) Betriebsrats und sonstiger Gremien der Arbeitnehmermitbestimmung (Jugend- und Auszubildendenvertretung, Schwerbehindertenvertretung u. Ä.) sowie ggf. deren Mitarbeiter (Geschäftsstelle/Sekretariat)	Vorname, Nachname, berufliche E-Mail-Adresse, Funktion innerhalb des Gremiums, Geschlecht, ggf. berufliche Telefonnummer, Listenzugehörigkeit sowie das Ergebnis der Wahl des Gremiums, An- und Abwesenheiten zu Sitzungen, Wortmeldungen in Sitzungen (falls vom Nutzer, z. B. bei dem Anlegen des Gremiums oder im Rahmen eines Tagesordnungspunktes, eingegeben)	Falls vom Nutzer, z. B. im Rahmen der Angabe zur Listenzugehörigkeit, eingegeben: Daten, aus denen die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen kann
2.	Arbeitnehmer des Betriebs oder Unternehmens	Ggf. Vorname, Nachname, berufliche E-Mail-Adresse, Funktion im Betrieb oder Unternehmen, Dauer der Betriebszugehörigkeit, (geplante) personelle Maßnahme, Beschwerden bzw. Anliegen an das Gremium (falls vom Nutzer, z. B. im Rahmen eines Tagesordnungspunktes, eingegeben)	Falls vom Nutzer, z. B. im Rahmen eines Tagesordnungspunktes, eingegeben: Gesundheitsdaten
3.	Arbeitgebervertreter des Betriebs oder Unternehmens	Ggf. Vorname, Nachname, berufliche E-Mail-Adresse, berufliche Telefonnummer (falls in Stammdaten des Accounts, der für das Single Sign On-Verfahren genutzt wird, hinterlegt), Funktion im Betrieb oder Unternehmen, Anwesenheiten zu Sitzungen, Wortmeldungen in Sitzungen (falls vom Nutzer, z. B. im Rahmen eines Tagesordnungspunktes, eingegeben)
4.	Sachverständige	Ggf. Vorname, Nachname, berufliche E-Mail-Adresse, Funktion in der Gewerkschaft, Anwesenheiten zu Sitzungen, Wortmeldungen in Sitzungen (falls vom Nutzer, z. B. im Rahmen eines Tagesordnungspunktes, eingegeben)

Anlage 2 - Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Es werden folgende Maßnahmen bestimmt, die der Umsetzung der Vorgaben des Art. 32 DS-GVO dienen:

Zutrittskontrolle

Der Auftragnehmer managt keine eigenen Server; alle Server werden von spezialisierten Anbietern (siehe die Aufstellung der Subunternehmer in Anlage 3) betrieben. Der Zutritt zu den Serveranlagen wird ausschließlich von den jeweiligen Anbietern kontrolliert, die höchste Sicherheitsstandards erfüllen. IONOS ist ISO 27001-zertifiziert, Clerk ist nach SOC II und HIPAA zertifiziert. Die Anbieter setzen Transpondersysteme, Zutrittsprotokollierung und autorisierten Zugang ein. Überwachung erfolgt durch Sicherheitspersonal und elektronische Einbruchmeldesysteme direkt bei den Serverbetreibern. Physischer Zugang zu den Serveranlagen durch Mitarbeiter des Auftragnehmers oder Dritte ist ausgeschlossen.

Zugangskontrolle

Der Auftragnehmer setzt zur Zugangskontrolle auf einen führenden Passwortmanager, um sicherzustellen, dass Zugangsdaten sicher verwaltet und nur autorisierten Personen bereitgestellt werden. Der Zugriff wird ausschließlich nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe gewährt, sodass nur diejenigen Zugang erhalten, die diesen tatsächlich benötigen. Passwörter unterliegen strengen Anforderungen, einschließlich hoher Komplexität und regelmäßiger Aktualisierung. Die Zugangskontrolle zu den Servern wird vollständig durch die Subunternehmer IONOS und Clerk geregelt, die entsprechende Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC II und HIPAA) vorweisen. Diese Subunternehmer setzen zusätzliche Maßnahmen wie Transpondersysteme, Zutrittsprotokollierung und autorisierte Zugangsregelungen ein.

Zugriffskontrolle

Die Zugriffskontrolle des Auftragnehmers basiert auf dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe, sodass Mitarbeiter nur die Zugriffsrechte erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Administratorberechtigungen sind ausschließlich dem Tech-Lead und der CTO vorbehalten, um die Sicherheit und Integrität der Systeme zu gewährleisten. Alle Zugriffsrechte werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Zugriffe auf Daten und Systeme werden protokolliert und überwacht, um unbefugte Aktivitäten frühzeitig zu erkennen.

Weitergabekontrolle

Die Weitergabekontrolle des Auftragnehmers stellt sicher, dass personenbezogene Daten jederzeit geschützt sind. Alle Subunternehmer gewährleisten die Verschlüsselung der Daten sowohl bei der Übertragung (TLS) als auch bei der Speicherung (AES). Dadurch wird sichergestellt, dass Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Zusätzlich erfolgen alle Datenübertragungen ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen, wie HTTPS. Die Auswahl der Subunternehmer basiert auf der Einhaltung höchster Sicherheitsstandards durch diese, einschließlich Zertifizierungen wie ISO 27001, SOC II und HIPAA.

Eingabekontrolle

Die Eingabekontrolle des Auftragnehmers umfasst ein detailliertes Logging-System, das die gesamte Datenverarbeitung und den Systemzugriff abdeckt:

– Eingabelogs: Erfassen alle Daten, die ins System eingegeben wurden, einschließlich Zeitstempel, Benutzer-ID und eingegebener Werte.

– Änderungslogs: Protokollieren Änderungen an bestehenden Daten, inklusive alter und neuer Werte, ausführendem Benutzer und Zeitpunkt.

– Löschlogs: Dokumentieren gelöschte Daten mit Angaben zu Benutzer, Zeitpunkt und gelöschtem Inhalt.

– Zugriffslogs: Verzeichnen alle Zugriffe auf Daten, auch wenn keine Änderungen vorgenommen wurden, einschließlich Benutzer-ID und Zeitstempel.

– Login-Logs: Speichern erfolgreiche und gescheiterte Anmeldeversuche mit Zeitstempel und Benutzer-ID, um unberechtigte Zugriffsversuche zu erkennen.

– Systemprotokolle: Erfassen API-Aufrufe und technische Metadaten wie genutzte Endpunkte, IP-Adressen und Antwortzeiten für die Überwachung und Analyse von Aktivitäten.

Alle Logs werden verschlüsselt gespeichert, sind revisionssicher und jederzeit überprüfbar, um die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Auftragskontrolle

Die Auftragskontrolle des Auftragnehmers stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur gemäß den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich durch sorgfältig ausgewählte Subunternehmer, die vertraglich verpflichtet sind, die Vorgaben der DS-GVO einzuhalten. Es bestehen klare Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit allen Subunternehmern. Änderungen oder der Einsatz neuer Subunternehmer unterliegen dem Widerspruchsrecht des Auftraggebers. Alle Verarbeitungsaktivitäten werden durch Protokollierung und regelmäßige Audits überwacht. Zudem werden Subunternehmer verpflichtet, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen einzuhalten, die in den Vertragsvereinbarungen festgelegt sind.

Verfügbarkeitskontrolle

Die Verfügbarkeitskontrolle des Auftragnehmers gewährleistet den Schutz personenbezogener Daten vor Verlust oder Zerstörung. Die genutzten Subunternehmer setzen auf umfassende Backup- und Recovery-Systeme mit täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Backups, die bis zu zehn Jahre sicher aufbewahrt werden. Neben der Production-Datenbank stehen ständig zwei Replikationen bereit, die bei Ausfällen automatisch einspringen. Im Falle eines Ausfalls kann die Production-Datenbank jederzeit auf bestehende Backups umgeleitet werden, sodass der Betrieb schnell wiederhergestellt wird. Drei Load-Balancer schützen die Production-Datenbank zusätzlich, indem sie Anfragen gleichmäßig verteilen und so eine Überlastung verhindern. Alle Maßnahmen erfolgen unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards, wie ISO 27001, SOC II und HIPAA.

Trennungskontrolle

Die Trennungskontrolle des Auftragnehmers stellt sicher, dass Daten, die für unterschiedliche Zwecke erhoben wurden, getrennt verarbeitet werden. Dies wird durch die strikte Trennung von Produktiv- und Testumgebungen gewährleistet. Datenbankrechte werden klar definiert, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf spezifische Daten zugreifen können. Innerhalb der Software erfolgt die Trennung durch eine differenzierte Mandantenlogik, die jede Anfrage auf Gremien- und Benutzer-ID prüft. Dadurch wird verhindert, dass Daten verschiedener Mandanten vermischt werden. Diese Maßnahmen garantieren, dass die Verarbeitung streng an den jeweiligen Verarbeitungszweck gebunden bleibt.