Vom Ordnerchaos zur digitalen Zentrale

Vor BRbase organisierte das elfköpfige Gremium seine Arbeit mit einer Vielzahl von Ordnern, Excel-Listen und E-Mails, verteilt über verschiedene Ablageorte. „Man musste so oft suchen“, erinnert sich Sascha. Wer sich auf eine Sitzung vorbereiten wollte, hangelte sich durch Excel-Dateien, Word-Dokumente und PDFs aus der Personalabteilung. Das kostete Zeit und man sei „nicht immer optimal vorbereitet“ gewesen.

Besonders heikel war die Ladung von Ersatzmitgliedern. Das Unternehmen wählt seit mehreren Perioden per Listenwahl, inzwischen sind es sieben Listen. Wer einspringen musste, ergab sich streng nach Reihenfolge und wer überhaupt verfügbar war, ließ sich nur mühsam ermitteln: Für jeden Urlaubs- oder Krankheitsfall musste Sascha zusätzlich das Zeiterfassungssystem durchsehen. „Das hat die Arbeit gerade beim Einladen ziemlich erschwert.“

Den Anstoß gab Sascha selbst, damals noch als stellvertretender Vorsitzender. Auf dem Betriebsrätetag in Bonn stieß er auf Thilo Haase, Jurist und CPO bei clarait. Mehrere Anbieter für Betriebsrats-Software hatte das Gremium verglichen, überzeugt hat am Ende BRbase. Sascha machte die Einführung zu seinem persönlichen Anliegen: „Ich hab mich da echt ins Zeug gelegt“, erinnert er sich.

Der Weg dahin war lang. In einem amerikanischen Konzern werde Software außerhalb der eigenen Systeme nur ungern zugelassen, erklärt Sascha; die Einführung habe rund ein dreiviertel Jahr gedauert. „Es war ein langer Weg. Aber er hat sich gelohnt.“ Begleitet fühlte sich das Gremium dabei durchweg gut: Ein Ansprechpartner sei immer erreichbar gewesen und clarait habe den Kontakt zur konzerneigenen IT sofort hergestellt.

Bedenken beim Datenschutz? Die habe man im Vorfeld mit Thilo Haase und der eigenen, in Deutschland ansässigen Datenschutz-Compliance-Stelle ausgeräumt und dem Arbeitgeber vorgelegt. „Es ist alles rechtlich sicher“, im Gremium habe es daher keine Vorbehalte gegeben. Gerade die Rechtssicherheit sei für den Betriebsrat entscheidend gewesen. Im Tagesgeschäft ist für Sascha vor allem die zentrale Ablage eine große Erleichterung. Statt in mehreren Ordnern zu suchen, liegt heute alles gebündelt an einer Stelle. Das erleichtert besonders die Sitzungsvorbereitung und spart messbar Zeit.

Die Zeitersparnis lässt sich auch in Zahlen fassen. Damit konnte Sascha die Personalabteilung überzeugen, dass BRbase die Arbeit effektiver macht. Sein Vorher-Nachher-Vergleich fällt deutlich aus: Bei der Tagesordnung spare er „locker eine Stunde“ pro Sitzung, beim Protokoll noch einmal eine halbe bis dreiviertel Stunde. Bei einem Sitzungsrhythmus von 14 Tagen plus Personalausschuss summiert sich das schnell. Unterm Strich, sagt er, seien es „pro Sitzung zwei bis drei Stunden“, die das Gremium heute an anderer Stelle sinnvoller einsetzen kann.

Diese Zeit ist für Sascha kein Selbstzweck: Sie fließt zurück in die eigentliche Betriebsratsarbeit. Derzeit verhandelt das Gremium mit dem Arbeitgeber über eine Umstellung der Schichtmodelle. Das sei eine mitbestimmungsintensive Aufgabe, bei der es darum geht, eine tragfähige Lösung für beide Seiten zu finden. Ebenso wichtig ist ihm die Präsenz vor Ort: Er gehe möglichst täglich durch die Abteilungen und suche aktiv das Gespräch mit den Kolleginnen und Kollegen. Der gewonnene Freiraum kommt so unmittelbar der Mitbestimmung und den Beschäftigten zugute.

Ausdrücklich lobt Sascha den Support. Lange Warteschleifen kenne er nicht, ob per Anruf oder Mail, er erhalte „innerhalb von kürzester Zeit“ eine Rückmeldung. Auch Feedback werde wertgeschätzt und diene als Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung.

Dass die Umstellung gelang, lag auch am Wandel im Gremium. Mit der letzten Wahl kamen jüngere Kolleginnen und Kollegen dazu, auch aus der Produktion, die die digitale Lösung von Anfang an begrüßten. Bei einigen „alten Hasen“ war zunächst Überzeugungsarbeit nötig, vor allem beim konsequenten Pflegen des Abwesenheitskalenders. Sascha blieb dran und heute funktioniere es wunderbar. Das System sei selbsterklärend, man müsse es den Leuten nur einmal zeigen.

Deshalb rät Sascha anderen Betriebsräten, sich BRbase in jedem Fall einmal zeigen zu lassen. Für ihn ist die Software weit mehr als ein Werkzeug. BRbase sei „eine digitale Zentrale für den Betriebsrat“, in der Dokumente, Beschlüsse und Termine an einem Ort zusammenlaufen.