Zusammenfassung
Im Abwesenheitskalender siehst du auf einen Blick, wer aus deinem Gremium wann abwesend ist – etwa wegen Urlaub, Krankheit oder Schulung.
Er hilft dir, Sitzungen besser zu planen und Verhinderungen frühzeitig zu erkennen. Abwesenheiten können hier direkt eingetragen, bearbeitet oder gelöscht werden.
Überblick
Den Abwesenheitskalender findest du im linken Hauptmenü unter „Abwesenheitskalender“.
Er zeigt alle geplanten und aktuellen Abwesenheiten deiner Mitglieder übersichtlich in einer Kalenderansicht. So erkennst du sofort, welche Zeiträume bei der Terminplanung für Sitzungen berücksichtigt werden müssen.
👉 Hinweis
Der Kalender zeigt sowohl Abwesenheiten von ordentlichen Mitgliedern als auch von Ersatzmitgliedern, JAV, SBV und Assistenzpersonen, sofern sie im Gremium hinterlegt sind.
Informationen im Kalender
Um Details zur Abwesenheit aufzurufen klickst du auf eine eingetragene Abwesenheit.
Jede Abwesenheit enthält folgende Angaben:
- Name der Person
- Zeitraum (Start- und Enddatum)
- Grund der Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit, Schulung, Dienstreise)
- Optional Notizen
- Absagezeitpunkt
- Mitteilungsform (z.B. per E-Mail)
👉 Hinweis
Abwesenheiten werden im Kalender farblich markiert, damit du verschiedene Gründe schnell unterscheiden kannst.
Beispiel:
Rot = Krankheit
Blau = Schulung
Gelb = Dienstreise
Berechtigungen
- Alle Mitglieder mit der Rolle Vorsitz, Stellvertretung oder Assistenz können Abwesenheiten eintragen, ändern und löschen.
- Normale Mitglieder können nur ihre eigenen Abwesenheiten sehen und melden.
- JAV und SBV sehen ausschließlich ihre eigenen Abwesenheiten.
Verknüpfung mit Sitzungen
Der Abwesenheitskalender ist direkt mit der Sitzungsplanung verknüpft:
Wenn du eine Sitzung anlegst oder bearbeitest, prüft BRbase automatisch, ob Abwesenheiten eingetragen sind. Ist ein Mitglied als abwesend, wird das als Notiz in deiner Sitzungsvorbereitung im Abschnitt „Teilnehmer auswählen“ angezeigt.
📌 Achtung
Wenn ein Mitglied für den Sitzungstag im Abwesenheitskalender als „abwesend“ eingetragen ist, musst du trotzdem manuell festlegen, ob es in der Sitzung verhindert ist. Grund: eine Abwesenheit ist keine automatische Verhinderung. Personen können trotz Abwesenheit (z. B. Urlaub) virtuell teilnehmen.
Besonderheiten bei Ausschüssen
Auch in Ausschüssen wird der Abwesenheitskalender angezeigt – allerdings gefiltert auf die Mitglieder des jeweiligen Ausschusses.
- Du siehst nur Abwesenheiten der Personen, die dem Ausschuss zugeordnet sind.
- Abwesenheiten, die im Hauptgremium eingetragen wurden, erscheinen hier automatisch.
- Neue Abwesenheiten, die du im Ausschuss einträgst, gelten auch für das Gremium insgesamt.
👉 Hinweis
Dadurch bleibt die Planung zwischen Betriebsrat und Ausschüssen immer synchron.
Weiter zum nächsten Schritt
Wie du eine neue Abwesenheit einträgst, erfährst du im nächsten Artikel „Abwesenheiten eintragen“.