Wie lade ich Teilnehmer zur Sitzung ein?
Zusammenfassung
Im letzten Schritt der Sitzungsvorbereitung überprüfst du alle Angaben und verschickst die Einladungen.
BRbase erstellt automatisch die E-Mails, generiert auf Wunsch Outlook-Termine und sorgt dafür, dass alle formalen Anforderungen erfüllt sind.
Überblick
Nach dem Auswählen der Teilnehmer gelangst du in den Schritt „Übersicht“.
Hier siehst du alle Daten deiner Sitzung auf einen Blick:
Allgemeine Angaben, Tagesordnungspunkte und die vollständige Teilnehmerliste.
Kontrolle deiner Angaben
In der Übersicht sind die wichtigsten Informationen nochmals zusammengefasst:
- Allgemeine Angaben: Datum, Beginn, Ende, Ort, Sitzungsform, Sitzungsart
- Tagesordnung: alle TOPs in der richtigen Reihenfolge
- Teilnehmende: alle eingeladenen Personen, Ersatzmitglieder, Verhinderte und Gäste
👉 Hinweis
Wenn Angaben fehlen, werden sie dir hier in rot angezeigt. So kannst du nichts vergessen.
💡Tipp
Wenn du einen Punkt ändern möchtest, kannst du über das Stiftsymbol direkt in den jeweiligen Schritt (1–3) zurückspringen – solange die Einladung noch nicht versendet wurde.
Einladung versenden
Wenn alle Angaben in deiner Übersicht korrekt sind, klick auf „Personen einladen“.
BRbase öffnet eine Vorschau der Einladung, in der du alle Inhalte noch einmal prüfen kannst:
- Datum, Uhrzeit, Ort, Art und Form der Sitzung
- Tagesordnung (nur die TOP-Titel)
- Hinweis auf die Möglichkeit, Verhinderungen zu melden
- Optional: Link zur digitalen Sitzung
Du bestätigst anschließend, dass du berechtigt bist, Einladungen zu versenden (in der Regel Vorsitz oder Stellvertretung).
📌 Achtung
Nach dem Versand sind die Allgemeinen Angaben und die Tagesordnung gesperrt.
Änderungen sind erst wieder möglich, wenn du den Protokollmodus startest.
👉 Rechtlicher Hinweis
Bei der Einladung zur Sitzung ist stets sicherzustellen, dass alle Mitglieder so rechtzeitig und ordnungsgemäß eingeladen werden, dass sie ausreichend Zeit zur Vorbereitung auf die Tagesordnung haben. Die rechtzeitige Einladung ist eine unverzichtbare Voraussetzung für die Wirksamkeit der in der Sitzung gefassten Beschlüsse, wie aus § 29 Abs. 2 Satz 3 BetrVG hervorgeht.
Einladung mit Outlook-Termin
Wenn du einen Outlook-Termin mitsenden möchtest, kannst du dies in der Einladungs-Vorschau auswählen:
- Ja, mit Outlook-Termin:
BRbase verbindet sich mit deinem Microsoft-Konto und erstellt automatisch einen Kalendereintrag.
Der Termin enthält alle eingeladenen Personen, Ort, Datum, Uhrzeit und – falls vorhanden – den digitalen Sitzungslink. - Nein, nur E-Mail senden:
Es wird nur die E-Mail-Einladung verschickt, ohne Kalendereintrag.
💡Tipp
Outlook-Termine lassen sich auch später über Nachladen anpassen oder erweitern, falls neue Personen hinzukommen.
Nachladen von Teilnehmern
Wenn du nachträglich Teilnehmende ergänzen möchtest, kannst du über „Nachladen“ erneut Einladungen verschicken.
- Personen, die du neu einlädst, erhalten dieselbe Einladung wie alle anderen.
- Wenn die ursprüngliche Einladung mit Outlook-Termin verschickt wurde, kannst du wählen, ob die neuen Personen zum bestehenden Termin hinzugefügt werden oder nur per E-Mail informiert werden sollen.
- Wenn du selbst nicht die ursprüngliche Einladende bist, erstellt BRbase automatisch einen neuen Outlook-Termin nur für die nachgeladenen Personen.
Klicke dazu in der Sitzungsübersicht unter „Einladungen versendet“ auf den Button „Optionen“ und „Nachladen„.
👉 Hinweis
Nachgeladene Teilnehmende erscheinen in der Sitzungsübersicht unter „Einladungen versendet“.
PDF-Dokumente
In diesem Schritt kannst du verschiedene PDFs herunterladen:
- Tagesordnung (PDF): enthält alle TOPs und Unterpunkte mit Titel, Beschreibung, Begründung und Beschlusstexten.
- Anwesenheitsliste (PDF): enthält alle eingeladenen Personen, Ersatzmitglieder (mit Vermerk „nachgerückt für …“) sowie Unterschriftsfelder.
👉 Rechtlicher Hinweis
Die Anwesenheitsliste muss gemäß § 34 Abs. 1 BetrVG handschriftlich während der Sitzung geführt werden.
Digitale Signaturen sind derzeit nicht zulässig.
🔎 Siehe auch: Schnellstart-Video Sitzung vorbereiten