Wie wähle ich Sitzungsteilnehmer aus?
Zusammenfassung
Im dritten Schritt der Sitzungsvorbereitung legst du fest, wer an der Sitzung teilnimmt.
Hier verwaltest du Anwesenheiten, trägst Verhinderungen ein und lädst bei Bedarf Ersatzmitglieder nach.
BRbase unterstützt dich automatisch dabei, die Beschlussfähigkeit sicherzustellen.
Überblick
Nach der Tagesordnung gelangst du automatisch in den Schritt „Teilnehmer auswählen“.
Hier siehst du alle Mitglieder deines Gremiums, ihre Rollen und den aktuellen Anwesenheitsstatus.
Du kannst Verhinderungen eintragen, Ersatzmitglieder laden und so die Teilnehmerliste für die Einladung vorbereiten.
Teilnehmende verwalten
In der Tabelle Teilnehmer:innen siehst du alle Personen, die zur Sitzung eingeladen werden können.
Standardmäßig sind die ordentlichen Mitglieder auf „kommt zur Sitzung“ gesetzt.
Du kannst den Status jeder Person individuell anpassen:
- Kommt zur Sitzung → nimmt teil (Standardwert für ordentliche Mitglieder)
- Verhindert → öffnet das Verhinderungsfenster, um Grund und Ersatzmitglied anzugeben
- Keine Teilnahme → für Personen, die grundsätzlich nicht teilnehmen (z. B. JAV, SBV oder Assistenz)
👉 Hinweis
Wenn du den Status änderst, aktualisiert BRbase automatisch die Beschlussfähigkeit des Gremiums.
Verhinderungen eintragen
Wenn ein Mitglied verhindert ist, klicke auf den Button „Kommt zur Sitzung“ und wähle „Verhindert“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du folgende Angaben machst:
- Verhinderungsgrund: Krankheit, Urlaub, Schulung, Dienstreise oder Sonstiges (mit Freitextfeld)
- Absagezeitpunkt (optional, für Nachweise)
- Mitteilungsform: E-Mail, Telefon, mündlich, Chat-Nachricht, BRbase oder Sonstiges
- Ersatzmitglied: Auswahl aus der Liste der Ersatzmitglieder
BRbase schlägt automatisch das korrekte Ersatzmitglied vor – basierend auf den Wahldaten und den gesetzlichen Vorgaben nach § 25 BetrVG.
👉 Hinweis
Das vorgeschlagene Ersatzmitglied ist durch einen Stern gekennzeichnet.
Du kannst die Auswahl bei Bedarf manuell ändern.
Ersatzmitglieder
Ersatzmitglieder erhalten eine Einladung und Zugriff auf die Sitzung – befristet bis 4 Werktage nach Sitzungsende.
Wenn ein Ersatzmitglied ebenfalls verhindert ist, schlägt BRbase automatisch das nächste passende Ersatzmitglied vor.
📌 Achtung
Für ordentliche Mitglieder darf nie „keine Teilnahme“ gesetzt werden.
Lade stattdessen immer ein Ersatzmitglied ein – sonst kann die Sitzung ihre Beschlussfähigkeit verlieren.
Siehe auch: Beschlussfähigkeit des Gremiums (Poko.de)
Übersicht und Kontrolle
Oben in der Teilnehmerübersicht findest du eine Zusammenfassung:
- Stimmberechtigte Mitglieder (ordentliche und nachgerückte Ersatzmitglieder)
- Nicht stimmberechtigte Teilnehmende (Assistenz, JAV, SBV, Gäste)
- Anzahl der verhinderten Personen
- Aktuelle Beschlussfähigkeit
👉 Hinweis
Wenn du das Datum der Sitzung nachträglich änderst, prüft BRbase automatisch, ob bestehende Verhinderungen noch gültig sind, und bietet dir an, sie zurückzusetzen.
Besonderheiten bei Ausschusssitzungen
Auch bei Ausschusssitzungen wählst du die Teilnehmenden in diesem Schritt aus – allerdings mit einigen Unterschieden:
- Es erscheinen nur Mitglieder des jeweiligen Ausschusses in der Liste.
- Ersatzmitglieder müssen manuell ausgewählt werden – BRbase schlägt hier keine automatischen Nachrücker vor.
- JAV und SBV werden mit dem Status „keine Teilnahme“ angezeigt, können aber bei Bedarf manuell auf „kommt zur Sitzung“ gesetzt werden.
- BRbase prüft auch im Ausschuss die Beschlussfähigkeit, basierend auf der Anzahl anwesender Mitglieder.
- Gäste oder externe Personen (z. B. Fachberater) können zusätzlich eingetragen werden, erscheinen aber als nicht stimmberechtigt.
👉 Hinweis
Der Ablauf bei Verhinderung, Einladung und Nachladen ist identisch mit Betriebsratssitzungen.
Auch bei Ausschusssitzungen wird alles automatisch im Protokoll erfasst.
Weiter zum nächsten Schritt
Wenn du alle Teilnehmenden eingetragen hast, klick auf „Speichern und weiter“, um zur Übersicht zu gelangen. Dort siehst du alle Angaben zusammengefasst und kannst die Einladung an dein Gremium versenden.
🔎 Siehe auch: Schnellstart-Video Sitzung vorbereiten