Tagesordnung

Überblick

Nachdem du die Anwesenheit bestätigt hast, gelangst du in den Schritt „Tagesordnung“.
Hier findest du alle Tagesordnungspunkte (TOPs), die du bereits in der Sitzungsvorbereitung angelegt hast.
Du kannst sie jetzt um tatsächliche Ergebnisse, Abstimmungen oder Beschlüsse ergänzen.

Tagesordnungspunkte bearbeiten

Jeder Tagesordnungspunkt wird in einer Übersichtstabelle angezeigt. Klicke auf das Stift-Symbol, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten.

Dort kannst du folgende Angaben ergänzen oder ändern:

• Notizen zur Sitzung oder zum Verlauf des Themas
• Dateien oder Anhänge und Links (z. B. Protokollnotizen, Präsentationen)
• Beschlusstext oder Ergebnis
• Begründung oder Zusammenfassung der Diskussion
• Abstimmungsergebnis (Ja-, Nein-Stimmen, Enthaltungen)

Änderungen der Tagesordnung

Wenn in der Sitzung zusätzliche Themen aufgenommen oder bestehende Punkte gestrichen wurden, kannst du das hier dokumentieren.

Arten von Tagesordnungspunkten

In BRbase gibt es drei Arten von TOPs, die sich auch im Protokollmodus unterschiedlich verhalten:

1. Beschluss

Diese Art wird verwendet, wenn das Gremium eine Entscheidung trifft oder abstimmt. So protokollierst du einen Beschluss:

1. Unter „Um welche Art von Tagesordnungspunkt handelt es sich? ist „Beschluss“ ausgewählt.
2. Aktiviere die Option „Ja, die Abstimmung findet statt“.
3. Bestätige, ob die Beschlussfähigkeit gegeben ist
4. Gib die Anzahl der Ja-, Nein-Stimmen und Enthaltungen ein.
5. BRbase prüft automatisch, ob die Summe der Stimmen mit der Zahl der Stimmberechtigten übereinstimmt.
6. Das Ergebnis („angenommen“ oder „abgelehnt“) wird automatisch berechnet und im Beschluss-PDF übernommen.
7. Wähle, ob der Antrag angenommen oder nicht angenommen wurde.
8. Ergänze den Beschlusstext und optional die Begründung zum Beschluss.
9. Speichere den Tagesordnungspunkt.

2. Wahl

Diese Art nutzt du, wenn während der Sitzung eine Wahl durchgeführt wurde – z. B. für Ausschüsse, Vorsitzende oder Beauftragte.

So dokumentierst du eine Wahl:

1. Unter „Um welche Art von Tagesordnungspunkt handelt es sich? ist „Wahl“ ausgewählt.
2. Aktiviere die Option „Ja, die Abstimmung findet statt“.
3. Bestätige, ob die Beschlussfähigkeit gegeben ist
4. Trage das Ergebnis der Wahl in das Feld „Wahlausgang“ ein.
5. Speichere den Tagesordnungspunkt.

3. Anderes

Diese Kategorie verwendest du für alle Themen, zu denen kein Beschluss oder keine Wahl stattfindet – etwa für Informationen, Berichte oder Diskussionen.

So gehst du vor:

1. Unter „Um welche Art von Tagesordnungspunkt handelt es sich? ist „Anderes“ ausgewählt.
2. Ergänze bei Bedarf einen Infotext oder Weitere Notizen, um den Diskussionsverlauf festzuhalten.
3. Du kannst auch Dateien anhängen, z. B. Präsentationen oder Informationsblätter.
4. Füge im Feld „Diskussionsergebnis“ eine kurze Notiz ein, z. B.
   „Der Bericht zur Belegschaftsstatistik wurde zur Kenntnis genommen.“
5. Speichere den Tagesordnungspunkt.

Dateien und Links

Du kannst zu jedem Tagesordnungspunkt Dateien hochladen, oder externe Links ergänzen.
Diese Dokumente erscheinen nicht direkt im Protokolltext, bleiben aber als Anhang in BRbase gespeichert. So hast du alle Unterlagen an einem Ort – auch für spätere Sitzungen oder Rückfragen.

Links zu Online-Dokumenten (z. B. SharePoint, Google Drive) kannst du ebenfalls einfügen – gib dazu einfach den Titel und die URL ein im Reiter „Link einbetten“ ein.

Struktur und Übersicht

BRbase nummeriert alle TOPs und Unterpunkte automatisch fortlaufend.
Gelöschte oder verschobene Punkte werden sofort aktualisiert.
Du kannst die Reihenfolge der TOPs auch nachträglich per Drag & Drop ändern – das Protokoll bleibt dabei konsistent.

Besonderheiten bei Ausschusssitzungen

Auch im Protokollmodus gelten bei Ausschusssitzungen die gleichen Funktionen, mit einigen Besonderheiten:

• Beschlüsse, die im Ausschuss gefasst werden, gelten nur für den Ausschuss und werden nicht automatisch an das BR-Gremium übertragen.
• Die Stimmberechtigung bezieht sich ausschließlich auf Ausschussmitglieder.
• BRbase prüft die Beschlussfähigkeit innerhalb des Ausschusses.
• Beschlüsse können direkt als PDF versendet werden – z. B. an externe Beschlussempfänger:innen.

Weiter zum nächsten Schritt

Wenn du alle Beschlüsse, Wahlergebnisse und Änderungen dokumentiert hast, klick auf „Speichern und weiter“, um zum nächsten Schritt „Protokoll und Beschlüsse exportieren“ zu gelangen.
Dort kannst du dein Protokoll prüfen, exportieren und für die Genehmigung vorbereiten.