Wie erstelle ich ein Protokoll mit BRbase?
Zusammenfassung
Im letzten Schritt des Protokollmodus kannst du dein fertiges Protokoll und alle Beschlüsse exportieren, als PDF herunterladen oder direkt aus BRbase versenden.
Hier überprüfst du die finalen Inhalte, lädst Anwesenheitslisten herunter und bereitest die Genehmigung deiner Sitzung vor. Nach der Genehmigung wird das Protokoll automatisch eingefroren und bleibt dauerhaft nachvollziehbar.
Überblick
Nachdem du alle Tagesordnungspunkte dokumentiert hast, gelangst du in den Schritt „Protokoll und Beschlüsse exportieren“.
Hier siehst du alle Angaben im Überblick und kannst dein Protokoll final prüfen, genehmigen oder versenden.
Kontrolle der Angaben
In der Übersicht findest du alle wesentlichen Informationen deiner Sitzung:
- Allgemeine Angaben: Datum, Beginn, Ende, Sitzungsleitung, Protokollführung, Sitzungsform, Ort
- Anwesenheit: anwesende Mitglieder, Ersatzmitglieder, Gäste
- Tagesordnung: alle TOPs mit Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen und Begründungen
- Signaturfelder: für die handschriftlichen Unterschriften
👉 Hinweis
In dieser Ansicht werden keine neuen Inhalte mehr erfasst.
Du kannst aber über die Stiftsymbole jederzeit in die vorherigen Schritte zurückspringen – etwa, um einen Beschlusstext anzupassen oder ein Dokument hinzuzufügen, solange das Protokoll noch nicht genehmigt ist.
Fehlen Angaben, werden in roter Schrift angezeigt. Solange diese nicht vollständig sind, kannst du kein Protokoll exportieren.
Protokoll exportieren (PDF)
Wenn alle Angaben vollständig sind (fehlende Angaben werden in roter Schrift angezeigt), kannst du über den Button „Protokoll herunterladen“ das vollständige Protokoll als PDF exportieren.
Das Dokument enthält:
- alle Allgemeinen Angaben
- sämtliche Tagesordnungspunkte mit Beschlüssen und Ergebnissen
- rechtlich vorgeschriebene Signaturfelder
👉Rechtlicher Hinweis
Das Protokoll muss nach § 34 Abs. 1 BetrVG vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied eigenhändig unterschrieben werden. Digitale Signaturen sind aktuell nicht zulässig.
Beschlüsse exportieren
Neben dem gesamten Protokoll kannst du auch einzelne oder mehrere Beschlüsse separat exportieren:
- Markiere die gewünschten Beschlüsse.
- Klicke auf „Beschlüsse“ → „PDF herunterladen“ oder auf das Download-Symbol, um einen einzelnen Beschluss herunterzuladen
- BRbase erstellt automatisch PDF-Dokumente als Informationsschreiben für den Arbeitgeber.
📌 Achtung
Fehlen Angaben im Beschluss der Tagesordnung, z.B. Beschlusstext, Beschlussfähigkeit und ob der Antrag angenommen wurde, ist kein Export möglich.
Beschlüsse versenden
Um einen oder mehrere Beschlüsse zu versenden, gehe wie folgt vor:
- Markiere die gewünschten Beschlüsse.
- Klicke auf „Beschlüsse“ → „E-Mail vorbereiten“ oder auf das Versenden Symbol, um einen einzelnen Beschluss zu versenden
- Wähle die Empfänger:innen aus (z. B. Arbeitgeber, externe Beschlussempfänger:innen).
- Klicke auf „Senden“ um die Mail zu verschicken.
- BRbase erstellt automatisch PDF-Dokumente der gewählten Beschlüsse und fügt sie der E-Mail an.
👉 Hinweis
Der Versand erfolgt immer in Textform (§ 126b BGB) und ist damit rechtssicher – eine handschriftliche Unterschrift ist hier nicht erforderlich.
📌 Achtung
Fehlen Angaben im Beschluss der Tagesordnung, z.B. Beschlusstext, Beschlussfähigkeit und ob der Antrag angenommen wurde, ist kein Versand möglich.
Anwesenheitsliste herunterladen
Du kannst zusätzlich die Anwesenheitsliste (PDF) exportieren.
Klicke dazu auf „Mehr Aktionen“ → „Anwesenheitsliste herunterladen“.
Sie enthält:
- alle Teilnehmenden der Sitzung
- Ersatzmitglieder mit dem Hinweis „nachgerückt für …“
- Teilnahmeform (Präsenz, hybrid oder virtuell)
- Felder für die handschriftlichen Unterschriften
📌 Achtung
Pflicht zur Unterschrift:
Nach § 34 Abs. 1 BetrVG müssen alle Teilnehmenden sich eigenhändig in die Anwesenheitsliste eintragen.
Diese Liste ist dem gedruckten Protokoll beizulegen.
Protokoll genehmigen
Wenn du alle Angaben kontrolliert hast, kannst du das Protokoll genehmigen.
Das geschieht in der Regel in der nächsten Sitzung per Beschluss.
Klicke dazu auf „Mehr Aktionen“ → „Protokoll genehmigen“.
Oder:
- Gehe zu „Meine Sitzungen“ → „Betriebsrat/Ausschuss“
- Wechsle zum Tab „Vergangene Sitzungen“
- Klicke im Abschnitt „Protokoll nicht genehmigt“ auf den Button „ …“ und dann auf „Protokoll genehmigen“
📌 Achtung
Nach der Genehmigung wird das Protokoll in BRbase eingefroren.
Das bedeutet:
- Es sind keine Änderungen mehr möglich.
- Anhänge können nur gelöscht, aber nicht mehr neu hinzugefügt werden.
- Alle Daten bleiben dauerhaft im System gespeichert.
💡Tipp
Du kannst das Protokoll vor der Genehmigung als Entwurf exportieren, um es im Gremium zu prüfen.
Nach der Genehmigung
Sobald das Protokoll genehmigt ist, steht es unter „Vergangene Sitzungen → Protokoll genehmigt“.
Von dort kannst du weiterhin:
- das Protokoll-PDF herunterladen
- die Anwesenheitsliste exportieren
- Beschlüsse erneut versenden
👉 Hinweis
Das Einfrieren des Protokolls stellt sicher, dass es unveränderlich bleibt – ein wichtiger Bestandteil der rechtssicheren Dokumentation nach dem BetrVG.
Besonderheiten bei Ausschusssitzungen
Auch bei Ausschusssitzungen funktioniert der Export und Versand von Protokollen und Beschlüssen wie beim Betriebsrat, mit folgenden Unterschieden:
- Beschlüsse gelten nur für den jeweiligen Ausschuss.
- Der Ausschussname wird automatisch im Kopfbereich des Protokoll-PDFs angezeigt.
- Das Dokument enthält Signaturfelder für die Ausschussleitung und ein weiteres Mitglied.
- Die Genehmigung erfolgt im Ausschuss selbst, nicht im Gesamtbetriebsrat.
- Auch hier kann die Assistenz Beschlüsse oder das Protokoll versenden.
👉 Hinweis
Nach der Genehmigung wird das Ausschussprotokoll ebenfalls eingefroren.
Es kann weiterhin exportiert oder versendet, aber nicht mehr bearbeitet werden.
Abschluss des Protokollmodus
Mit dem Export und der Genehmigung deines Protokolls ist der Protokollmodus abgeschlossen.
Deine Sitzung wird nun unter „Vergangene Sitzungen → Protokoll genehmigt“ geführt und bleibt vollständig dokumentiert und abrufbar.