Wie kann ich in BRbase mein Gremium anlegen?
Zusammenfassung
Die Mitgliederverwaltung deines Gremiums ist das zentrale Werkzeug zur Organisation deines Betriebsrats. Hier legst du alle Personen des Gremiums an, weist Rollen zu und pflegst ihre Daten.
Wichtige Punkte:
- Nur Vorsitz, Stellvertretung, Protokollant:in und Assistenz dürfen Mitglieder bearbeiten.
- Ordentliche Mitglieder und Ersatzmitglieder brauchen eine Geschlechtsangabe (für die Nachrückerlogik nach BetrVG).
- Eine Person kann bis zu zwei Rollen haben (z. B. Mitglied + SBV).
- Ersatzmitglieder werden bei Verhinderung automatisch vorgeschlagen.
- Externe Personen wie Beschlussempfänger:innen erhalten Beschlüsse direkt per E-Mail.
- Über den Reiter „Zugriffsrechte“ kannst du sehen, welche Rolle welche Funktionen nutzen darf.
Eine sorgfältige Datenpflege ist entscheidend für korrekte Einladungen, Protokolle und eine rechtssichere Gremiumsarbeit.
Überblick
In der Mitgliederverwaltung findest du alle Personen deines Gremiums – unterteilt nach Rollen, Funktionen und Zugriffsrechten.
Hier kannst du:
- neue Mitglieder anlegen
- Rollen und Kombinationen verwalten
- Ersatzmitglieder und Assistenz zuordnen
- externe Personen erfassen (z. B. Beschlussempfänger:innen)
- die Zugriffsrechte deines Gremiums einsehen
Mitglieder anlegen
- Über die Menüoption „Mein Gremium“ → „Personen“ gelangst du zur Mitgliederübersicht.
- Über den Button „Person anlegen“ öffnest du das Eingabeformular.
Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) sind:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse (muss eindeutig sein)
- Rolle im Gremium (z. B. Mitglied, Vorsitzende:r, Stellvertretung, Assistenz)
Optional kannst du angeben:
- Titel (z. B. Dr., Prof.)
- Telefonnummer
- Sonstige Informationen (z. B. Abteilung oder Zusatzhinweise)
📌 Wichtig
Für ordentliche Mitglieder und Ersatzmitglieder ist die Angabe des Geschlechts Pflicht.
BRbase benötigt diese Information, um später automatisch das korrekte nachrückende Ersatzmitglied gemäß § 25 Abs. 2 BetrVG zu bestimmen.
Bitte benutze unbedingt die E-Mail-Adresse des Unternehmens, mit dem du sich bei BRbase angemeldet hast.
Rollen und Zugriffsrechte
In BRbase ist jede Rolle mit bestimmten Berechtigungen verknüpft. Grundsätzlich gilt:
- Admin-Rollen: Vorsitzende:r, Stellvertretung, Protokollant:in, Assistenz → dürfen Mitglieder anlegen, bearbeiten und löschen
- Normale Mitglieder, Ersatzmitglieder: Lesezugriff
- JAV und SBV: kein direkter Zugriff auf BRbase
Im Reiter „Zugriffsrechte“ siehst du, welche Rolle welche Rechte hat – getrennt nach Betriebsrat und Ausschüssen.
👉 Hinweis
Wenn du neue Mitglieder anlegst, achte darauf, ihnen sofort die korrekte Rolle zuzuweisen. Nur so erhalten sie Zugriff auf die passenden Bereiche der App.
Die Zugriffsrechte-Matrix hilft dir, bei Rollenänderungen schnell zu prüfen, wer welche Funktionen in BRbase nutzen darf.
Rollen kombinieren
Eine Person kann in BRbase bis zu zwei Rollen gleichzeitig haben.
Zulässige Kombinationen sind zum Beispiel:
- Mitglied + SBV
- Mitglied + Assistenz
- Stellvertretung + SBV
- Protokollant:in + SBV
- Ersatzmitglied + Assistenz
- SBV + Assistenz
- JAV + Assistenz
📌 Achtung
Externe Rollen – etwa „Beschlussempfänger:in“ – dürfen nicht mit internen Rollen kombiniert werden.
Ersatzmitglieder verwalten
Im Reiter „Ersatzmitglieder“ legst du alle Nachrücker:innen deines Gremiums an.
Das Formular ist identisch mit dem der Mitglieder.
Ersatzmitglieder werden automatisch berücksichtigt, sobald ein ordentliches Mitglied eine Verhinderung meldet.
👉 Hinweis
Die Nachrückerlogik basiert auf den hinterlegten Wahldaten, dem Minderheitengeschlecht (§ 15 Abs. 2 BetrVG) und der Listenreihenfolge (d’Hondtsches Verfahren).
Damit wird das korrekte Nachrücken rechtssicher nach den Vorgaben des BetrVG abgebildet.
Assistenz
Im Reiter „Assistenz“ verwaltest du alle Personen mit dieser Rolle.
Sie dürfen Sitzungen vorbereiten, Einladungen versenden und Protokolle anlegen – und haben damit fast dieselben Rechte wie Vorsitzende oder Stellvertretung.
👉 Hinweis
Die Assistenz ist besonders hilfreich, wenn organisatorische Aufgaben im Gremium verteilt werden sollen. So kann sie Termine oder Einladungen auch stellvertretend versenden.
JAV und SBV
Im Reiter „JAV / SBV“ kannst du die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) sowie die Schwerbehindertenvertretung (SBV) verwalten.
Hier ist keine Geschlechtsangabe erforderlich.
👉 Hinweis
JAV und SBV erscheinen in Sitzungen standardmäßig mit dem Status „kommt zur Sitzung“. Wenn sie nicht teilnehmen sollen, kannst du sie manuell auf „keine Teilnahme“ setzen
Externe Personen
Unter „Externe Personen“ legst du z. B. Beschlussempfänger:innen an.
Diese erhalten automatisch E-Mails mit den entsprechenden Beschluss-PDFs, wenn du Beschlüsse aus dem Protokollmodus versendest.
Pflichtfelder:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail-Adresse
- Abteilung
- Position
Optional: Titel, Telefonnummer, sonstige Informationen.
👉 Hinweis
Externe Personen haben keinen Zugriff auf BRbase. Sie dienen ausschließlich dem automatisierten Versand von Beschlüssen per E-Mail.
💡Tipp zur Datenpflege
Achte darauf, alle Mitgliederinformationen aktuell zu halten – insbesondere E-Mail-Adressen, Rollen und Geschlechtsangaben.
Nur so kann BRbase Einladungen korrekt versenden, Nachrücker:innen automatisch bestimmen und die Beschlussfähigkeit richtig berechnen..
📌 Achtung
Falsche oder doppelte Einträge können zu Problemen bei Einladungen oder Protokollen führen. Prüfe daher regelmäßig, ob alle Daten vollständig und aktuell sind.
🔎 Siehe auch: Schnellstart-Video Gremium anlegen