Wie durchsuche ich BRbase nach Inhalten?
Zusammenfassung
Mit der Volltextsuche findest du in BRbase nicht nur Titel oder Dateinamen, sondern auch Inhalte – zum Beispiel Personalmaßnahmen, Tagesordnungspunkte aus Ausschüssen, Beschlüsse oder Begriffe, die innerhalb deiner Dokumente stehen. Du öffnest die Suche über das globale Suchsymbol oben rechts, gibst ein Schlagwort ein und grenzt die Treffer anschließend über Kategorie-Filter ein. Ein Klick auf ein Ergebnis bringt dich direkt an die passende Stelle in BRbase.
Überblick
Die Volltextsuche durchsucht BRbase nach einem Schlagwort und zeigt dir passende Sitzungen, Personalmaßnahmen und Dokumente an einem Ort. So musst du dich nicht mehr durch Ordner und Sitzungen klicken, sondern springst mit einem Klick direkt zum Treffer.
Die Suche ist dabei fehlertolerant: Auch bei Tippfehlern liefert sie zuverlässig passende Ergebnisse.
👉 Hinweis
Was du in der Suche findest, hängt von deiner Rolle im Gremium ab. Nicht jede Rolle darf alle Inhalte durchsuchen. Welche Rolle worauf zugreifen kann, liest du weiter unten unter „Wer darf was?“
📌 AcWichtig zu wissen
- Die Suche ist auch mit Tippfehlern zuverlässig.
- Alle Dateien, die du ins Dokumentenarchiv hochlädst, können durchsucht werden.
- Dokumente aus einer protokollierten Sitzung – etwa Beschlüsse oder Dateien zu Personalmaßnahmen – werden gefunden. Dokumente und Anhänge aus TOP’s in der Sitzungsvorbereitung sind nicht durchsuchbar.
- Über die Suche gelangst du mit einem Klick direkt zum Treffer und siehst Details sowie verknüpfte Dokumente auf einen Blick.
Suche öffnen und starten
- Klicke oben rechts auf das Suchsymbol (Lupe).
- Gib in das Suchfeld ein Schlagwort ein – zum Beispiel einen Namen, einen Begriff oder einen Dateinamen.
- BRbase zeigt dir sofort alle passenden Treffer unter „Ergebnisse“ an.
Solange du noch nichts eingegeben hast, siehst du den Hinweis „Starte deine Suche“ – ein Zeichen, dass die Suche bereit ist. Sie durchsucht Sitzungen, Personalmaßnahmen und Dokumente.
💡Tipp
Du musst dir die genaue Schreibweise nicht merken. Gib einfach ein, woran du dich erinnerst – die Suche gleicht auch ähnliche Begriffe ab.
Suchergebnisse verstehen
Jedes Ergebnis zeigt dir auf einen Blick, worum es sich handelt und wo der Treffer liegt:
- den Titel des Treffers (z. B. „Anschaffung BRbase“),
- den Ablagepfad darunter (z. B. „Meine Sitzungen / Betriebsrat / Sitzungsvorbereitung“),
- ein Symbol, das anzeigt, ob es sich um eine Sitzung, eine Personalmaßnahme oder ein Dokument handelt.
Klicke auf ein Ergebnis, um direkt an die entsprechende Stelle zu springen – zum Beispiel zum passenden Tagesordnungspunkt in der Sitzungsvorbereitung.
Wenn keine Treffer gefunden werden, erscheint der Hinweis „Keine passenden Ergebnisse“. Überprüfe in diesem Fall die Schreibweise oder passe die Filter an.
Nach Personalmaßnahmen suchen
Du kannst gezielt nach Personalmaßnahmen suchen – zum Beispiel nach der Art der Maßnahme (etwa „Einstellung“ oder „Kündigung“) oder nach dem Namen der betroffenen Person.
So gehst du vor:
- Gib das Schlagwort ein, z. B. einen Nachnamen wie „Fischer“.
- Aktiviere bei Bedarf den Filter „Personalmaßnahmen“, um nur diese Treffer anzuzeigen.
- Klicke auf das Ergebnis, um direkt zur Personalmaßnahme zu gelangen und Details sowie verknüpfte Dokumente einzusehen.
In der Ergebnisvorschau siehst du die wichtigsten Angaben zur Maßnahme, zum Beispiel:
- Art der Maßnahme (z. B. Einstellung, Fristgerechte Entlassung),
- Wirksam ab und Frist,
- Name der betroffenen Person und Abteilung,
- Sachverhalt und Notiz,
- angehängte Dokumente/Links.
👉 Hinweis
Personalmaßnahmen sind besonders sensibel. Ob du sie in der Suche siehst, hängt von deiner Rolle ab (siehe „Wer darf was?“).
Nach Dokumenten suchen
Die Volltextsuche findet Dokumente nicht nur über den Dateititel, sondern auch über Begriffe, die im Inhalt des Dokuments stehen. Tippfehler sind dabei erlaubt.
💡Tipp
Lade alle gesammelten Unterlagen in BRbase hoch. Weil die Suche den Inhalt liest und nicht nur den Dateinamen, findest du auch Dateien wieder, die schlecht oder fehlerhaft benannt sind – selbst alte Beschluss-PDFs, Protokolle oder Anwesenheitslisten aus früheren Amtszeiten. Solange im Dokument.
So erkennst und öffnest du Dokumente:
- Am Dokumentsymbol neben dem Treffer erkennst du, dass es sich um ein Dokument handelt.
- Am Ablagepfad siehst du, wo das Dokument liegt (z. B. „Dokumente / Tarifverträge / 2008“).
- Klicke auf den Dateinamen, um das Dokument direkt in der Vorschau anzuzeigen – inklusive Zoom und Seitennavigation.
💡Tipp
Du suchst einen Beschluss oder eine Datei aus einer bestimmten Sitzung? Gib einfach einen Begriff aus dem Inhalt ein – die Suche findet das Dokument auch dann, wenn du den genauen Dateinamen nicht kennst.
Ergebnisse filtern
Gib zuerst dein Schlagwort ein und grenze die Treffer anschließend über die Kategorie-Filter oberhalb der Ergebnisliste ein. Zur Verfügung stehen unter anderem:
- Personalmaßnahmen
- Arbeitsgruppen
- BR-Sitzungen
- Ausschüsse
- Dokumente
- Zeitraum
Beim Filter „Dokumente“ kannst du zusätzlich festlegen, welche Dokumenttypen durchsucht werden sollen. Mit „Alle auswählen“ durchsuchst du sämtliche Dokumentenkategorien; alternativ grenzt du gezielt auf bestimmte Typen ein (z. B. Anhänge oder andere Dokumente). Wie viele Kategorien gerade aktiv sind, zeigt dir die kleine Zahl am Filter an.
Über das Zurücksetzen-Symbol neben den Filtern setzt du alle Filter wieder zurück.
💡Tipp
Erst suchen, dann filtern: Gib das Schlagwort ein und schränke die Ergebnisse danach Schritt für Schritt über die Kategorien ein, bis der gesuchte Treffer oben steht.
Weitere Aktionen zu einem Treffer
Über das Drei-Punkte-Menü (…) rechts neben einem Dokument rufst du weitere Aktionen auf:
Öffnen – zeigt das Dokument in der Vorschau an.
Zum Ablageort – springt an die Stelle in BRbase, an der das Dokument abgelegt ist.
Link kopieren – kopiert einen direkten Link zum Dokument in die Zwischenablage.
Dokumentenlink kopieren und einer Sitzung hinzufügen
Einen kopierten Dokumentenlink kannst du direkt bei einem Tagesordnungspunkt hinterlegen – so verknüpfst du bestehende Dokumente mit einer Sitzung, ohne sie erneut hochladen zu müssen.
So gehst du vor:
- Kopiere über das Drei-Punkte-Menü → „Link kopieren“ den Link des gewünschten Dokuments.
- Öffne die Sitzung und wechsle in die Sitzungsvorbereitung zum gewünschten Tagesordnungspunkt.
- Öffne im Abschnitt „Anhänge“ den Reiter „Link hinzufügen“.
- Füge den Link im Feld „Dokument aus BRbase verlinken“ ein und klicke auf „Hinzufügen +“.
- BRbase bestätigt mit „Dokument verlinkt“. Das Dokument erscheint nun unter „Angehängte Dokumente/Links“ und lässt sich dort ebenfalls in der Vorschau öffnen.
💡Tipp
So kannst du zum Beispiel einen bereits protokollierten Beschluss oder einen Tarifvertrag schnell mit einem neuen Tagesordnungspunkt verknüpfen, ohne die Datei doppelt abzulegen.
Wer darf was? (Rollen und Berechtigungen)
Nicht jede Rolle darf alle Inhalte durchsuchen. Was du in der Suche siehst, hängt von deiner Rolle im Gremium ab:
| Rolle | Zugriff auf die Suche |
| Betriebsratsvorsitzende:r | Voller Zugriff – kann alle Inhalte durchsuchen, inklusive Personalmaßnahmen. |
| Stellvertr. Betriebsratsvorsitzende:r | Voller Zugriff – kann alle Inhalte durchsuchen, inklusive Personalmaßnahmen. |
| Assistenz | Voller Zugriff – kann alle Inhalte durchsuchen, inklusive Personalmaßnahmen. |
| Protokollant:in | Voller Zugriff – kann alle Inhalte durchsuchen, inklusive Personalmaßnahmen. |
| Mitglieder | Können suchen, sehen aber keine Personalmaßnahmen. |
| Ersatzmitglieder | Sehen die Suche nicht – die Suchfunktion steht ihnen nicht zur Verfügung. |
| SBV, JAV, Gäste, externe Nutzer | Sehen die Suche nicht – die Suchfunktion steht ihnen nicht zur Verfügung. |
Zusätzlich gilt die allgemeine BRbase-Regel: Dokumente dürfen angesehen, aber nicht heruntergeladen werden.
👉 Hinweis
Vorsitz und Assistenz sind hier nur Beispiele für Rollen mit vollem Zugriff. Entscheidend ist, welche Berechtigungen deiner Rolle im Gremium zugeordnet sind.
💡Tipp
So kannst du zum Beispiel einen bereits protokollierten Beschluss oder einen Tarifvertrag schnell mit einem neuen Tagesordnungspunkt verknüpfen, ohne die Datei doppelt abzulegen.
Besonderheiten bei Ausschusssitzungen
Auch Ausschuss-Inhalte lassen sich durchsuchen:
- Über den Filter „Ausschüsse“ grenzt du die Suche auf einen bestimmten Ausschuss ein.
- Tagesordnungspunkte, Beschlüsse und Dateien aus Ausschusssitzungen erscheinen genauso in den Ergebnissen wie beim Betriebsrat.
- Welche Ausschuss-Inhalte du siehst, richtet sich nach deiner Rolle im jeweiligen Ausschuss.
👉 Hinweis
Wenn ein Begriff sowohl im Betriebsrat als auch in einem Ausschuss vorkommt, werden dir – passende Berechtigungen vorausgesetzt – beide Treffer angezeigt. Am Ablagepfad unter dem Titel erkennst du, aus welchem Gremium das Ergebnis stammt.
Was die Volltextsuche nicht kann
Die Volltextsuche ist leistungsfähig, hat aber ein paar Grenzen. Bei manchen Dateien lässt sich nur der Dateiname durchsuchen, der Inhalt dagegen nicht:
- Bilder wie JPG oder PNG – aus einem Bild lässt sich kein Text auslesen.
- Ältere Dateiformate wie .doc oder .odt.
- Beschädigte oder passwortgeschützte Dateien.
📌 Achtung
Findest du eine Datei nicht über einen Begriff aus dem Inhalt, kann das an einem dieser Formate liegen. Versuche es in diesem Fall über den Dateinamen oder passe die Filter an.
💡Tipp
Möchtest du ein solches Dokument durchsuchbar machen, speichere es möglichst in einem anderen Format (z. B. .pdf oder .docx) und lade es ins Dokumentenarchiv. Alle Dateien, die du ins Dokumentenarchiv hochlädst, können durchsucht werden.