Wie dokumentiere ich Anwesenheiten in meiner Sitzung?
Zusammenfassung
Im zweiten Schritt „Anwesenheit“ des Protokollmodus dokumentierst du, wer tatsächlich an der Sitzung teilgenommen hat. Hier kannst du kurzfristige Änderungen erfassen, Verhinderungen nachtragen und sicherstellen, dass das Protokoll die tatsächliche Anwesenheit korrekt wiedergibt.
Überblick
Nachdem du die Allgemeinen Angaben ergänzt hast, gelangst du in den Schritt „Anwesenheit“.
In dieser Übersicht prüfst du die endgültige Teilnehmerliste und kannst alle Änderungen vornehmen, die während der Sitzung entstanden sind – etwa, wenn ein Mitglied kurzfristig verhindert war oder ein Ersatzmitglied nachgerückt ist.
👉 Hinweis
Die Anwesenheitsliste im Protokollmodus entspricht automatisch dem Stand der Einladung, aktualisiert sich aber, wenn du Änderungen vornimmst.
Anwesenheit erfassen
In der Tabelle siehst du alle Personen, die zur Sitzung eingeladen wurden.
Für jede Person kannst du den tatsächlichen Status festlegen:
- Kommt zur Sitzung – Person ist bei der Sitzung anwesend.
- Verhindert – Person konnte nicht teilnehmen (Grund kann nachgetragen werden).
- Keine Teilnahme – Person war eingeladen, hat aber ohne Entschuldigung gefehlt.
👉 Hinweis
Wenn während der Sitzung ein Ersatzmitglied nachrückt, passt BRbase automatisch die Stimmberechtigung und die Beschlussfähigkeit an.
Verhinderungen und Nachrücker
Falls ein Mitglied verhindert war und ein Ersatzmitglied teilgenommen hat, kannst du das nachträglich dokumentieren:
- Klicke in der Zeile des verhinderten Mitglieds auf „Kommt zur Sitzung“ oder auf das Menü Mehr „…“ und „Verhinderung verwalten“.
- Es öffnet sich ein Eingabefenster, in das du die Verhinderung eintragen kannst.
- Wähle den Verhinderungsgrund (z. B. Krankheit, Urlaub, Schulung, Dienstreise).
- Trage ggf. den Zeitpunkt der Absage und die Mitteilungsform ein.
- Wähle das Ersatzmitglied, das an seiner Stelle teilgenommen hat.
💡Tipp
BRbase schlägt automatisch das korrekte Ersatzmitglied (Mit einem Sternchen markiert) vor – basierend auf den hinterlegten Wahldaten und der Nachrückerregel nach § 25 BetrVG.
👉 Hinweis
Auch wenn du die Verhinderung erst im Protokollmodus einträgst, wird sie korrekt im späteren Protokoll und in der Anwesenheitsliste berücksichtigt.
📌 Achtung
Bitte beachte, dass es gesetzlich gefordert ist, Verhinderungen schriftlich zu dokumentieren. BRbase bietet dir dafür den Export der Anwesenheitsliste an, die du ausdrucken kannst.
Spontane Änderungen während der Sitzung
Wenn sich während der Sitzung Änderungen ergeben, kannst du sie hier direkt festhalten:
- Ein Mitglied kommt verspätet oder verlässt die Sitzung vorzeitig.
- Ein Ersatzmitglied rückt kurzfristig nach.
- Eine Person wird nachträglich als Gast hinzugefügt.
Du kannst dazu jederzeit neue Einträge anlegen oder bestehende ändern. Alle Anpassungen werden automatisch gespeichert.
📌 Achtung
Bei ordentlichen Mitgliedern darf der Status „keine Teilnahme“ nur verwendet werden, wenn kein Ersatzmitglied nachrückt – andernfalls verliert die Sitzung die Beschlussfähigkeit.
Beschlussfähigkeit prüfen
Oben in der Übersicht zeigt BRbase automatisch an, ob dein Gremium beschlussfähig ist.
Die Anzeige aktualisiert sich sofort, wenn du Teilnahmestatus oder Ersatzmitglieder änderst.
💡Tipp
Wenn du unsicher bist, kannst du über das Waagen-Symbol die rechtlichen Grundlagen zur Beschlussfähigkeit einsehen (§ 33 BetrVG).
Anwesenheitsliste als PDF
Im letzten Schritt kannst du aus dem Protokollmodus heraus die Anwesenheitsliste (PDF) herunterladen.
Klicke dazu auf den Button „Anwesenheitsliste“.
Sie enthält:
- alle anwesenden Mitglieder und Ersatzmitglieder
- nachgerückte Ersatzmitglieder mit dem Hinweis „nachgerückt für …“
- JAV, SBV, Assistenz und Gäste
- Felder für handschriftliche Unterschriften
👉 Rechtlicher Hinweis
Nach § 34 Abs. 1 BetrVG muss die Anwesenheitsliste eigenhändig unterschrieben werden.
Digitale Signaturen sind nicht zulässig.
Besonderheiten bei Ausschusssitzungen
Bei Ausschusssitzungen gelten dieselben Regeln zur Anwesenheit, aber mit folgenden Unterschieden:
- In der Liste erscheinen nur Personen, die dem Ausschuss zugeordnet sind.
- Ersatzmitglieder müssen manuell ausgewählt werden – BRbase schlägt hier keine automatischen Nachrücker vor.
- JAV und SBV werden standardmäßig mit dem Status „keine Teilnahme“ angezeigt.
- Die Beschlussfähigkeit wird für den jeweiligen Ausschuss separat berechnet.
- Gäste oder externe Teilnehmende (z. B. Fachberater:innen) können hinzugefügt werden, sind aber nicht stimmberechtigt.
Weiter zum nächsten Schritt
Wenn du alle Anwesenheiten kontrolliert und ggf. angepasst hast, klick auf „Speichern und weiter“, um zur Tagesordnung zu gelangen. Dort dokumentierst du, welche Themen besprochen und welche Beschlüsse gefasst wurden.
🔎 Siehe auch: Schnellstart-Video Sitzung protokollieren