Wie trage ich Abwesenheiten im Kalender ein?
Zusammenfassung
Um eine Abwesenheit in BRbase einzutragen, gehst du in den Abwesenheitskalender und klickst auf ein Datum für die Abwesenheit.
Dort wählst du die Person, den Zeitraum und den Grund aus (z. B. Urlaub, Krankheit oder Schulung). BRbase berücksichtigt die Eintragung in der Sitzungsvorbereitung.
Überblick
Abwesenheiten können jederzeit eingetragen oder geändert werden – sowohl für dich selbst als auch für andere Mitglieder, wenn du über die entsprechende Berechtigung verfügst.
So stellst du sicher, dass Sitzungen immer korrekt geplant und nur verfügbare Mitglieder eingeladen werden.
👉 Hinweis
Abwesenheiten werden sofort im Abwesenheitskalender sichtbar und automatisch in die Sitzungsplanung durch eine Notiz im Schritt „Teilnehmer einladen“ übernommen.
So trägst du eine Abwesenheit ein
- Wechsle im Menü zu „Abwesenheitskalender“.
- Klicke auf ein Datum für das du eine Abwesenheit eintragen möchtest.
- Wähle im Feld „Person“ das Mitglied aus, für das du die Abwesenheit eintragen möchtest.
- Gib den Zeitraum an (Beginn- und Enddatum).
- Wähle den Grund der Abwesenheit aus der Liste:
- Urlaub
- Krankheit
- Schulung
- Dienstreise
- Sonstige Abwesenheit
- (Optional) Ergänze eine Notiz – z. B. „Teilnahme an Grundlagenschulung nach § 37 Abs. 6 BetrVG“.
- Trage den Absagezeitpunkt ein.
- Wähle die Mitteilungsform aus der Liste:
- Per E-Mail
- Telefonisch
- Mündlich
- Chat-Nachricht
- BRbase
- Sonstiges
- Klicke auf „Speichern“
💡Tipp
Wenn du eine längerfristige Abwesenheit einträgst (z. B. Elternzeit), kannst du diese auch über mehrere Monate hinweg eintragen.
BRbase berücksichtigt sie automatisch bei allen Sitzungen im angegebenen Zeitraum.
Abwesenheiten bearbeiten oder löschen
Du kannst bestehende Einträge jederzeit anpassen:
- Öffne im Abwesenheitskalender den Eintrag,
- ändere Zeitraum, Grund oder Bemerkung,
- oder lösche die Abwesenheit mit dem Löschen-Symbol, wenn sie nicht mehr gilt.
👉 Hinweis
Gelöschte Abwesenheiten wirken sich auf geplante Sitzungen aus – BRbase entfernt die Notiz in der Teilnehmerübersicht, wenn das Mitglied wieder verfügbar ist.
Mehrtägige Abwesenheiten
Wenn ein Mitglied über mehrere Tage oder Wochen abwesend ist, zeigt BRbase diese Zeiträume fortlaufend im Kalender an.
Für mehrtägige Abwesenheiten gilt:
- Alle Sitzungen innerhalb des Zeitraums erkennen die Abwesenheit automatisch.
💡Tipp
Bei langen Abwesenheiten (z. B. Elternzeit oder Krankheit) kannst du im Notizfeld notieren, ob eine Vertretung dauerhaft festgelegt wurde.
Berechtigungen
- Vorsitzende:r, Stellvertretung und Assistenz können Abwesenheiten für alle Personen eintragen und bearbeiten.
- Mitglieder können nur ihre eigenen Abwesenheiten melden oder bearbeiten.
- JAV und SBV können nur die eigenen Einträge sehen und ändern.
👉 Hinweis
Wenn mehrere Personen gleichzeitig Abwesenheiten verwalten, zeigt BRbase eine Warnung an, falls Änderungen parallel vorgenommen werden.
Besonderheiten bei Ausschusssitzungen
Bei Ausschüssen gelten dieselben Funktionen, jedoch mit kleinen Unterschieden:
- Abwesenheiten können nur für Mitglieder des Ausschusses eingetragen werden.
- Wenn ein Mitglied auch im Betriebsrat aktiv ist, wird die Abwesenheit automatisch im Hauptgremium angezeigt.
- Ersatzmitglieder werden im Ausschuss nicht automatisch vorgeschlagen – sie müssen manuell eingeladen werden.
- Die Abwesenheiten im Ausschuss beeinflussen nur Ausschusssitzungen, nicht automatisch die Sitzungen des Betriebsrats.
Rechtlicher Hintergrund
Nach § 25 Abs. 1 BetrVG gilt: Ist ein Betriebsratsmitglied verhindert, tritt das nächste Ersatzmitglied in der Reihenfolge des Wahlergebnisses an seine Stelle.
Durch das Eintragen der Abwesenheit stellt BRbase sicher, dass diese Regel automatisch beachtet wird.
👉 Rechtlicher Hinweis
Eine Abwesenheit muss nicht schriftlich begründet werden, sollte aber im System vermerkt sein, um die ordnungsgemäße Nachladung von Ersatzmitgliedern zu ermöglichen.
Abwesenheiten in der Sitzungsvorbereitung und im Protokollmodus eintragen
Du kannst Abwesenheiten auch immer direkt in deiner Sitzungsvorbereitung oder im Protokollmodus eintragen. Wie das geht, erfährst du in diesen Artikeln: